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 Enterprise Resource Planning企業資源規劃系統，簡稱ERP系統，是一個以會計為導向的資訊系統，利用模組化的方式，用來接收、製造、運送和結算客戶訂單所需的整個企業資源，將原本企業功能導向的組織部門轉化為流程導向的作業整合，進而將企業營運的資料，轉化為使經營決策能更加明快，並依據強調資料一致性、即時性及整體性的有效資訊。整個企業資源包含了產(生產)、銷(配銷)、人(人力資源)、發(研發)、財(財務)等企業各功能性部門的作業。
若把ERP的概念轉化為資訊系統，則可以系統功能來區分，一般而言ERP系統應具備以下功能：基本資料與管理維護、庫存管理、採購進貨管理、配銷管理、財務管理、人資/事務管理、生產管理與決策支援管理等系統功能，而其它根據業態有不同之ERP相關子系統。比如說外銷型產業就需要進出口管理系統、多角貿易管理系統；買賣流通業的門市專櫃系統等等，在這僅就部分管理系統作摘要說明，讓大家了解ERP管理系統的運用。
ERP系統基本功能介紹
1.基本資料與管理維護
這個子系統主要是針對各個模組中共用的基本資料作統一的管理與資料維護，通常公用的參數設定、權限的檢核設定、系統清單、程式清單、檔案結構、使用者管理等資料的建立與查詢也都集中於此，使管理維護者更了解整個系統的結構與可用的作業。
2.採購進貨管理
這個子系統主要是針對企業的採購流程如廠商管理、採購作業、跟催作業、收貨驗收等提供完善、自動化的處理作業。
| 廠商管理 |
對於所有往來之廠商，除了必須建檔保存其基本資料外,還必須隨時記錄與其例行之交易，並提供各廠商之交易筆數、金額、不良率、交貨逾期率等，作為是否繼續採購或議價參考。 |
| 採購作業 |
提供採購單製作、處理(含大量)外，並對於各項料件須提供完整供應廠商價格方面檔案與歷史交易記錄。 |
| 跟催作業 |
提供各角度表報查閱，例如廠商別、就料件別或就某張製令別來查看預計進貨之狀況。 |
| 收貨驗收 |
提供倉庫人員製作收料憑證〈核對原採購單之品號、數量、交期等〉，提供品管單位進行品檢作業並記錄結果，驗退件必須先予保管並通知廠商取回，驗收部份則辦理入庫登帳事宜。 |
3.庫存管理
庫存管理的目的在於儲存適當數量的物料，存貨不足或過度皆會影響企業的營運績效，而庫存管理的基本工作，除了記載，保留出入庫的異動資料外，更重要是要即時提供各種相關報表，以供管理者瞭解庫存狀況，以作出適當的採購或存貨處分等決策。
4.配銷管理
配銷管理主要是針對企業的訂單處理及出貨作業流程，如訂單製作處理、價格管理、調價處理、訂單相關內容查詢〈客戶信用額度、交易記錄等〉與異動資料登錄、更新等提供完善、自動化的處理作業，以強化企業對於銷售狀況的掌握與回應。
5.生產管理
ERP在生產管理通常會提供產品結構管理、製令托外管理、物料需求管理、批次需求計畫、製程管理及成本計算等系統功能，以達到生產彈性與產能最佳化。
| 產品結構管理 |
提供產品組成的材料使用量資料登打、各項成本資料儲存、各項查詢調閱及計算列印等作業。 |
| 製令托外管理 |
包括廠內製令，領退料,生產入庫，託外加工製令，託外領退料，託外進貨，加工單價管理等，並且提供多種生產報表資訊以供管理者充分掌握狀況 |
| 批次需求計畫 |
提供編製各階產品的及時批次生產計劃與材料的採購計劃，並對生產此批次的計劃進行產能負荷分析，以評估其可行性。 |
| 成本計算 |
提供建立正確的成本蒐集計算制度，以反映出真實的成本結構，然後才可據以分析成本結構，尋找出值得改善的關鍵。 |
6.財務管理
財務管理通常可區分為應收/應付、會計總帳、自動分錄、票據資金、營業稅申報及零佣金等六大部分，由於會計循環始於日常交易之發生，根據原始憑證編寫傳票，登錄日記帳，過入分類帳，定期編製各種財務報表，至期末再將各帳戶予以結轉，舉凡有關登帳、計算、編表、結轉等工作透過財務管理的協助作業，則可迅速掌握企業的營運成本及財務相關決策。
7.人資/事務管理
人資/事務管理通常可區分為刷卡、人事薪資及固定資產等子系統，主要是藉由資訊系統的管理，以減少人工時間及作業錯誤率的發生。人事薪資管理可便於處理出勤資料〈可由刷卡系統自動得知〉、加班費、全勤獎金及各項津貼，查出勞健保費、所得稅扣繳金額等薪資計算及資料保存。固定資產管理主要提供企業針對生產設備及其他固定資產設備等資產取得、改良、重估、報廢、出售、調整、折舊、移轉及外送的資料管理，以避免資產折舊計算發生錯誤影響生產成本之正確性、資產記錄不全造成資產盤點與管理不易等問題。
8.決策支援管理
決策支援管理是以分析為導向，通常以企業的存貨、營業、財務、薪工及生產等構面出發，應用OLAP分析工具，提供簡易圖形介面與簡單拖曳操作模式，讓使用者可自訂分析角度與內容，輕易獲得多方位完整分析資訊，作為決策的參考依據。
9.出口管理
出口貿易作業的處理程序複雜，尤其是出口文件之間的關聯性、重覆性更加重人工處理的錯誤發生率及效率無法掌握的問題，因此對於出口文件及出口進度的控管是相當的重要，出口管理系統須協助作業能迅速正確的製作PROFORMA INVOICE、PACKING LIST等出口文件，並能有效管制L/C狀況，減少呆帳發生機會，強化L/C管制功能，另對貨運通知及出口費用結帳也有控管功能，即從接單、受訂確認書、交貨通知單、銷貨單到結帳功能，皆能將資料自動帶出以簡化人工輸入之負荷及流程之管控。
10.進口管理
進口貿易作業關係著企業的商品或原物料的供應，因此在作業上須針對相關作業加以控管，以免延誤貨物的進貨進度，進而導致生產落後或交貨不及，造成客戶抱怨及其他問題的發生，進口管理系統須協助作業能自預付購料、SHIPPING INSTRUCTION(S/I) 至報關、贖單等各項作業皆能有效管制，並與採購及付款循環的採購/進貨作業表單結合，另對於各項進口費用也能輸入及維護明細、作為進料成本分攤依據，包括作業控管，帳務結帳，成本計算等以簡化人工作業之負荷及流程之管控。
從以上內容中，我們了解了一般的ERP系統所具備的基本功能。但是，不同的產行業、甚至不同規模的企業都具有不同的營運特性；甚至即使是同性質的競爭廠商也可能擁有截然不同的商業模式(Business Model)。企業應該如何評估並選擇適合自己的ERP呢？
| 如何選擇適合的ERP系統？ |
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當企業決定要導入ERP系統時，面對商用軟體市場眾多ERP系統廠商選擇，究竟該如何選擇最適合自己的ERP系統呢？對系統不熟的中小企業主來說，這是一個入門的嚴重困擾。這個業態該採用套裝軟體或專案設計嗎？必須同時哪些考慮軟硬體嗎？在開發工具的選擇與系統架構開放性之考量為何？不過企業在評估與討論的過程中，可能要先抱持著一些觀念，資訊科技是一個促進劑，但不是主體，企業不會因為採用某個品牌的ERP系統，就成為一流企業，而軟體沒有好壞之分的，其適用性端視企業需求且企業如何應用其軟體功能發揮該軟體所長才是重點，在這提供幾個評估、思考方向給企業在選購ERP系統時參考：
A.資訊廠商的評估
專業、體質健全的資訊廠商除了能協助企業順利導入ERP系統外，也能避免企業變成資訊孤兒，我們可以從經營狀況及資訊服務過程來評估何謂專業、體質健全的資訊廠商。
從經營狀況
1. 廠商從過去到現在的財務狀況與發展趨勢為何？
2. 廠商的產品線是否完整？能否提供完整的資訊規劃？
從資訊服務
1. 是否有合格的系統規劃師與顧問師，提供專業的資訊規劃建議？
2. 是否有完整的教育訓練課程，協助企業熟悉系統操作？
3. 是否有專責顧問師協助輔導企業上線，降低系統導入困難度？
4. 有問題時，是否有專責窗口負責並可在電話中得到立即協助？
5. 有問題時，廠商是否有全省支援人力可協助解決問題？
6. 系統是否有持續的版本更新與升級？
B.系統架構與系統的成熟度、穩定性
ERP系統的技術架構有個基本信念「在整個企業組織內，讓所有使用者使用單一的 DBMS和共通的應用程式，以及統一的使用者介面」，讓導入ERP系統的企業由內而外有一致的 User Interface 與商業資訊，因此目前的ERP系統大多採用三階層的主從式技術架構 ( 3 – tiers Client / Server )，透過前端使用者介面 ( User Interface ) 與中間的應用伺服器 ( Application Server ) 加上後端的資料庫 ( Database ) 分層管理資訊的運算與存取，也可以提升ERP系統的管理便利性與資訊回應效率。
在評估ERP系統的成熟度與穩定性，可以從ERP產品銷售期間的來看，因為任何資訊軟體初上市時，系統或多或少會存在一些流程功能面〈成熟度〉或效能〈穩定性〉上的瑕疵，因此企業所選購之ERP系統最好是已經在市場上銷售一段期間，並擁有一定的使用家數，系統在經過這段時間的歷練後，其流程功能會更貼近業態標準〈所謂標準是業經實際驗証並廣為業界採用的觀念或作法〉，系統穩定性也會較佳。
C.系統功能評估
若要評估ERP系統是否符合企業作業需求，可以先從ERP系統的流程功能與檢核點和業態運作標準是否大致符合？再檢視企業本身需求與系統的差異性，整理出需客製修改的部分，作出需求分析報告，這其中須避免不當或過度的客製化修改而影響系統運作與成本花費。另一方面也可多加考量資訊公司所能提供的相關業種業態管理觀念的經驗與能力，可藉由雙方的經驗與能力共同改善公司管理盲點及改進作業流程。
軟體價格向來是企業選擇系統的重要考量，但由於ERP的導入影響遍及企業的各個層面，因此若單以價格作為考量主因，一旦導入不適合的ERP，無論是機會成本或後續重新評估導入新ERP的轉換成本都會造成企業嚴重的負荷。建議企業在評估ERP軟體時可以將評估準則轉化為有權數可評量的各向量評選表格，理性且客觀地評估各資訊軟體公司所提供的ERP系統。
結語
經過以上的程序，您已經知道了如何選擇適合您自己的ERP系統了。但是，選對了ERP系統並不代表您的e化導入已經成功了。由於系統的導入對於企業的管理流程會造成決定性的影響，因此導入的方法也將是e化是否能真正創造效益的關鍵。下一章，我們將告訴您如何導入ERP系統。
| 如何導入ERP系統？ |
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導入方式的選擇
由於每家資訊廠商的ERP系統皆有其本身系統架構、修改、安裝等不同的複雜程度，加上企業本身需求條件的差異，因此並無一體適用的ERP導入方式，但是在企業導入ERP過程中『顧問諮詢』對於系統導入的成效是有相當關鍵性的影響，一般而言，顧問必須對於特定產業的企業營運模式及資訊科技、系統方面有相當程度的認知、了解，才能協助企業在導入ERP時尋求最適合企業運作的系統流程。 因此，若企業所選購的ERP軟體公司能提供顧問導入服務，對企業而言當然是較佳的選擇，然而無論是選擇資訊公司、企管顧問公司或是企業自行規劃的系統導入服務，大致可以區分為三種導入方式：
第一、全面性導入：
作法是將企業現有的系統完全淘汰，而直接改用整套 ERP系統來連接全部的事業部門或相關部門，藉由這樣大幅度的改變，調整組織的營運方式與人員編制，同時達到企業流程再造的目標。倘若企業事先沒有規劃好，其所承擔的失敗風險也會很高，甚至帶給企業嚴重的危機，其背後面臨到的失敗成本是非常高的。
第二、 漸進式導入：
若以導入的風險為思考出發點，主要是選擇企業的一個事業單位或是功能部門，將所需要的模組作一次性的導入，待其系統運作順暢後，再進行全面性的導入，可大幅降低失敗的風險，同時可累積導入時的經驗與資源，並節省全面導入的龐大花費。但是企業就必須付出等待所有事業單位或功能部門都導入後，企業內部才有一套整合性ERP系統的漫長時間成本。
第三、 快速的導入：
企業依據某部分的管理、作業需求做規劃，選擇導入財務管理、 人事管理、生產製造管理、配銷系統等部份模組，等將來有需要時，再進行其他功能模組的導入，如此可達到快速導入的需求。但是背後卻也帶來缺乏整體規劃的風險，因為單一模組的導入缺乏與其他部門作整體的協調，導入的眼光只侷限在單一模組，未來如果需要整合其他模組，就會面臨到重新規劃的風險成本。
ERP的導入程序
上面，我們說明了三種不同的導入方式。不論企業選擇哪一種導入方式，其導入程序皆可以區分為專案計劃階段、教育訓練階段、作業流程擬定階段、正式上線階段等四個階段，可參考下圖ERP導入程序建置圖了解系統的導入過程與執行步驟。
圖、ERP系統導入程序建置
一、 專案計劃階段
企業內部必須組成導入該ERP系統的專案小組人員，因為ERP的導入牽涉企業內部所有部門的運作與協調，並非單單只是資訊部門的職責，其專案小組人員須對公司現有流程知之甚詳，以便對應用作業需求與系統流程作修改，同時與顧問師針對專案時程、組織架構、整體流程、各式表單使用時機等，透過分工專責的方式可以提高企業電腦化上線品質及工作效益。
二、 教育訓練階段
為促使使用者能熟悉系統，以利後續系統正式上線，ERP廠商會針對專案小組成員或主要使用者提供不同課程之系統教育訓練，了解ERP的特質及效益等以作為日後企業ERP導入的種子教練，而企業內部也會完成ERP軟體安裝及測試，讓client端的使用者能隨時上線操作練習，另一方面如基本資料的收集、資料/料號編碼的原則、BOM表的架構、系統作業流程/欄位說明等等，也會在顧問師的指導、說明下陸續完成系統上線前的準備工作。
三、 作業流程擬定階段
顧問師與專案小組針會對企業作業流程與系統流程作對應檢討差異性，並整理出需客製化修改的部分，作出需求分析報告，同時也會開始進行系統的各式基本資料建檔〈廠商、客戶、料件、產品結構等〉、內部資料模擬測試及子系統的模擬測試等，循序漸進的教導使用者及管理者熟悉、操作ERP系統。
四、 正式上線階段
在系統正式上線時，顧問師須全程參與上線，以確保資料發生異常或錯誤時，在第一時間能即時處理完成，另外最後導入過程，必須將所有會議記錄及相關文件整理留存，例如新編製的編碼原則、標準工作流程作業書、ERP系統操作手冊等等，避免日後因為企業內部人員之異動，導致企業無人可以繼續維護該ERP系統，確保ERP系統可以順利在企業內部可以制度化的執行與運作。
結語
「找對的人、做對的事」可以讓ERP系統的導入達到事半功倍的效果，企業高階主管的支持與參與、專案推行小組的推行、全體員工的執行落實及ERP廠商的專業程度，這四方面良好的協調運作是企業ERP系統能順利導入的關鍵， 然而就如同企業經營追求卓越與穩健一般，資訊系統本身也必須隨著企業經營模式的轉變成長作持續性、階段性的投入與修正，才能成為適合企業經營發展的最佳解決方案。
以上的內容，應能讓您大致了解企業為何需要ERP系統，以及成功導入ERP系統的關鍵是什麼。然而，複雜的導入評估以及難以預期的導入風險卻也常常讓企業對e化導入為之卻步。其實，好的系統公司不僅能協助企業做好e化的評估以及導入；在導入過程中更能藉由其豐富的實務經驗協助企業完成營運流程的改善，進一步提高企業的競爭力。透過專業的顧問協助您做更有效的評估及導入規劃，就能讓您更快速完成企業的e化建置，提高競爭力。
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Nick Albert Choo 熊猫老师 